【運営指導】利用契約書の契約期間と利用契約書の契約当事者、利用者の個人情報を提供する際の同意について

利用契約書の契約期間について

利用契約書の契約期間は、原則として「受給者証に記載された支給決定期間の範囲内」で設定する必要があります。なんとなく「1年間」「2年間」といった任意の期間で設定することはできません。

・契約の始期： 支給決定期間の始期、かつ契約締結日以降の日付
・契約の終期： 支給決定期間の終期までの日付

契約のたびに結び直すのは事務負担が大きいため、契約書内に「契約期間満了日に引き続き支給決定が行われた時は、契約更新の取り扱いとする」といった規定を設けておくことをおすすめします。

【運営指導での主な指摘事項】
・契約期間の終期が、受給者証の支給決定期間を超えている。
・契約期間の記載自体がない。
・契約期間の始期が、契約締結日よりも前の日付になっている（契約前にサービスを約束しているとみなされるためNG）。

契約当事者と署名・記名に関する注意点

契約を締結する際の「誰が契約者になるのか」は、利用者側・事業者側それぞれで明確なルールがあります。

1. 利用者側の契約当事者
・18歳未満の児童（放課後等デイサービス・児童発達支援など）： 保護者が契約当事者。
・18歳以上の場合： 利用者本人、または成年後見人等。

2. 署名が困難な場合の対応
手の障害などで文字が書けない場合は「代筆」が可能ですが、
署名欄に代筆者の名前を書いてはいけません。
署名欄の枠外（欄外）に「代筆した旨」と「代筆した者の続柄・氏名」を追記する形で対応してください。

3. 障害特性に応じた配慮
利用者の特性に合わせた分かりやすい工夫も求められます。

4. 事業者側の契約当事者
事業者側の契約当事者は、原則として「法人代表者」となります。
【運営指導での主な指摘事項】
・利用者側の契約当事者が「児童の名前」になっている。
・事業者側の契約当事者が、法人代表者ではなく「施設長」などになっている。
・契約者名が法人名ではなく「事業所名（施設名）」になっている。
・所在地が法人の本店住所ではなく「事業所の所在地」になっている。

個人情報を提供する際の同意について

利用者の状況を他の障害福祉サービス事業所や関係機関に提供する場合、口頭での同意はNGです。
必ず「文書による同意」を得なければなりません。
都度同意を得ることも可能ですが、実務上は「サービス提供開始時（契約時）に、包括的な同意を文書で得ておく」のが一般的です。
重要事項説明や契約締結と同じタイミングで、個人情報同意書への署名・捺印をもらう運用にするとスムーズです。

【注意！ホームページやSNSへの写真掲載】
ホームページ、広報誌、SNSなどへ利用者の写真を掲載する場合も、同様に文書での同意が必要です。
同意書内に写真掲載に関する項目を明記し、保護者や利用者に丁寧な説明を行いましょう。説明不足は後々のクレームに直ながるため注意が必要です。

まとめ

個別支援計画の作成と見直しは、プロセスが一つでも欠けると指導や減算の対象となる非常にシビアな業務です。
とくに「アセスメントの記録」「会議の議事録」「文書での同意」「変更可否の判断記録」は抜け漏れが発生しやすいため、日頃から整理しておく必要があります。
業務量が多く大変な部分ではありますが、正しいプロセスを踏むことは、事業所を守るだけでなく、利用者に対して質の高いサービスを提供することに直結します。
ぜひこの機会に、事業所内での作成フローを見直してみてください。

さいごに

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小澤信朗先生のご紹介

1977年東京生まれ。東京都中野区で活動する行政書士。
山形大学人文学部４年の時に、知的障害児のための学童保育でボランティアを始めたことをきっかけに、 障害福祉サービスに関するサポート業務をおこなうことが自分のライフワークとなる。

山形大学人文学部を卒業後、介護保険対応総合システムのサポートを経て、 2010年9月に行政書士として独立。
放課後等デイサービスは、東京都の他、青森県や岩手県、宮城県、福島県、栃木県、群馬県、埼玉県、千葉県、茨城県、神奈川県、静岡県、愛知県、長野県、三重県、岐阜県、滋賀県、京都府、大阪府、兵庫県、和歌山県、沖縄県などからも依頼をうけ、開設や運営のコンサルティングや申請代理業務を手掛けている。また開業後、リコージャパン株式会社、公益社団法人かながわ福祉サービス振興会、パナソニックエイジフリーケアセンター香里園、ＮＤソフトウェア株式会社、新興サービス株式会社、多摩信用金庫、株式会社細田工務店、株式会社エス・エム・エス、株式会社いきいきらいふ、連合福井、杉並区地域包括支援センターケア24西荻、府中市地域包括支援センター安立園など上場企業や地域包括支援センター主催のセミナーで講師として活動するなど幅広い活動をおこなっている行政書士である。

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