保護者様への請求書発行と電子化について｜放課後等デイサービス運営お役立ちコラム

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保護者様への請求書発行と電子化について

2024/10/02

放課後等デイサービス運営お役立ちコラム

みなさんこんにちは！
はぐめいとでは放課後等デイサービスや児童発達支援を運営している事業者様に向けて様々な情報を発信しています！

利用者向けの請求書・領収書・代理受領通知書などの発行書類は、どのようなお渡しですか？
送迎の際に手渡しでしょうか？それとも郵送でしょうか？

複数の事業所を運営されている法人様ですと、法人本部から各ご家庭へ郵送をされているケースも多いと耳にするので、郵便代などのコスト上昇に直面されているのではないでしょうか。

そこで児童発達支援・放課後等デイサービス事業者が発行書類を郵送しなくてもすむ、電子化する方法をご紹介します。

発行書類のお渡しに郵送している人も多いのでは？

事業所での請求業務と言うと、国保連への請求データの伝送を連想しがちですが、その他にも毎月必ず発生する事務作業があります。それが利用者向けの請求書・領収書・代理受領通知書の発行です。

利用者向けの発行書類を手渡しのところも多いと思われます。改めて作業を確認すると
(1) 請求書作成、お渡し：重要事項説明書に記載された日にちまで
(2) 領収書作成、お渡し：利用者様からお金を受け取った日に発行
(3) 代理受領通知書作成、お渡し：入金されたことを確認してから発行（翌月の国保連入金日移行）
となり、3つの書類をそれぞれのスケジュールにあわせて作成、お渡しする必要があります。

利用者向けの発行書類については、こちらのはぐめいと記事もご覧ください。

請求書・領収書・代理受領通知書の発行には、お渡しするための印刷と、郵送する場合は封筒の宛名書きと切手貼りなどさらに工数がかかります。
これらの作業を、費用として分割してみると以下のようになります。

● 用紙代
● インク代
● 封筒代
● 切手代
● 人件費

こうしてみると様々な費用がかかっていることを確認できます。
手間とコストを減らすなら、「送迎の際に発行書類を手渡し」することなので、実際に手渡しをされている事業所も多いことかと思います。

手渡しできない場合の郵送は、切手の準備など費用と手間が依然として必要です。
そのため、コスト削減と効率化を目指し、電子化の導入を検討してみましょう。

電子化の方法

電子化とは、請求書等の発行書類をPDF等のファイル形式で発行し、メール等で送信する、いわゆるペーパーレス化です。

電子化する方法は主に「Excelなどで作成した帳票をPDF化する方法」と「システムを利用する方法」の2つがあります。

ここでは、「Excelなどで作成した帳票をPDF化する方法」を、請求書の発行を例にご紹介します。

手順は以下のとおりです。

● STEP1　

Excelなどで請求書を作成します。

請求書のフォームがない場合、テンプレートから「基本的なビジネス請求書」などをダウンロードして利用すると便利です。

● STEP2　

請求書をPDF形式で出力します。

請求書の入力が完了したら、PDF形式のファイルを作成する。

● STEP3

メールにPDFファイルを添付してメールを送信します。

※ 利用者がメールを受け取れることが前提です。

それでは、STEP2のPDFに出力する手順を次項で詳しく説明します。

PDF出力

Excel、Wordともに同じ操作です。

　手順　

1. PDFに変換したいファイルをExcelで開きます。
2. 上部メニューの「ファイル」を選択します。
3. サイドバーの「エクスポート」を選択します。
4. 「PDF/XPS ドキュメントの作成」を選択し、右側の「PDF/XPSの作成」をクリックします。
5. サイドバーから保存したいフォルダを選び、ファイル名を入力し、「発行」をクリックすると、PDFファイルが出力されます。

※ 詳しくは利用中のソフトのマニュアル等をご参照ください。

電子化のメリット

2024年10月1日から郵便料金が値上がりします。定形郵便物は84円から一気に110円に値上がりします。この他、書留以外のはがきやレターパックなども全て値上がりします。

参考：「日本郵政」令和6年10月1日（参照）

発行書類を郵送している事業所様だと、郵便料金の値上げの影響をそのまま受けることになるため、この機会に切手代などの郵送にかかる費用や手間の削減（電子化）を考えてみてはいかがでしょうか。

以下に電子化するメリットをご紹介します。

　手間削減・業務効率化　

電子化に切り替えることで、印刷・三つ折り・封入・郵送までの一連の手間がなくなるため、請求書等の帳票発行にかかる手間を大幅に削減することが可能です。

　テレワーク推進に寄与する　

電子請求書はパソコンと通信環境さえ揃っていれば「発行」と「送信」ができるため、テレワークでも請求書発行業務が可能となります。就業場所を選ばず請求業務を進められます。

　管理の簡便化　

電子化により手続きが完了していことを確認できるため、送付側にとっては安心に繋がります。

まとめ

事業所では利用者向けの請求書・領収書・代理受領通知書など発行の事務作業が毎月必ずあります。2024年10月1日からの郵便料金の値上げは、請求書・領収書・代理受領通知書を紙で郵送している場合に影響を受けます。
対策として電子化をご検討されてみてはいかがでしょうか。

さいごに

弊社が提供している「HUG」は、保護者様ごとに専用のマイページを作成。
請求書・領収書・代理受領通知書をマイページから確認することができます。次月以降も見られるので、見返したいときなどにも活用いただけます。
事業者は、帳票を封筒に入れる作業などが不要になるので時間効率が見込めます。またペーパーレスにも繋がるので費用の削減が期待できます。

放課後等デイサービス・児童発達支援の業務に特化したシステムをご検討中の方、お気軽にご連絡ください。

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