意外と混乱しがち⁉「利用者向けの請求書、領収書、代理受領通知書の発行時期」

利用者向けの請求書、領収書、代理受領通知書は、時期がきたら必ずすべての利用児童の保護者の方にお渡しする必要があります。

それぞれの発行時期を正確に把握していない事業所様はしっかりと理解していきましょう。

利用者向けの請求書の発行時期について

重要事項説明書に記載された日にちまでに発行が必要です。
請求書を発行しなければいけない日というのは重要事項説明書に記載する必要がありますので
その重要事項説明書に記載した日にちまで発行してください。

利用者向け領収書の発行時期について

利用者様から支払いがあった日に、速やかに発行するということが必要になります。
特に現金でいただいた時にはその場で発行するのが大事なポイントです。

振り込みや口座引き落としの場合でも発行は必要ですが、
後日渡す可能性があっても、発行した日というのはきちっと振り込まれた日、
あるいは口座引き落としがあった日を明記する必要があります。

領収証の発行は必須！

利用者向け領収書や代理受領通知書は振込があった場合や口座引き落としの場合、特に領収書を発行しなくてもいいと思われるケースもありますが、障がい福祉サービス・放課後等デイサービス・児童発達支援を含めた障害福祉サービスの事業者様はすべての利用者様に領収書発行は必須になります。

少なくとも実費も含め1円でもお金をもらっている場合は領収書の発行が必須となりますので間違いのないよう覚えておきましょう。

代理受領通知書の発行について

国保連から入金があった日以降に発行、入金日は必ず入金日として書く必要があります。

発行する利用者様に渡すのは、あくまでも入金があった日以降に渡さなければいけません。
面倒だからと、請求書と一緒に代理受領通知書を渡す事業者様もいらっしゃいますが、それは制度上NGです。あくまでも国保連から入金があって初めて代理受領通知書を渡すことができます。

例えば2018年4月にサービス提供が行われた場合は、2018年6月15日ごろに国保連から入金があるはずです。入金があった日以降に保護者の方に渡してください。

まとめ

利用者様向けの請求書、領収書、代理受領通知書の発行時期をまとめると

１）請求書：重要事項説明書に記載された日にちまでに発行
２）領収書：利用者様からお金を受け取った日に発行
３）代理受領通知書：入金されたことを確認してから発行

また、利用者様向けの「請求書」「領収書」「代理受領通知書」この3つは必ず利用者様に渡さなければいけません。

発行時期も制度で決められており、それぞれ微妙に違いますのでこの機会にしっかりと押さえておきましょう。
 

さいごに

弊社が提供している「HUG」は、請求書・領収書・代理受領通知書をマイページを通して送付することができます。

保護者は見返したいときにいつでも請求書・領収書・代理受領通知を確認できます。
事業者様は帳票等を封筒に入れる作業も不要になるので事務作業の効率化が図れます。またペーパーレスにも繋がるのでコスト削減も期待できます。

放課後等デイサービス・児童発達支援の業務に特化したシステムをご検討中の方、お気軽にご連絡ください。

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小澤信朗先生のご紹介

1977年東京生まれ。東京都中野区で活動する行政書士。
山形大学人文学部４年の時に、知的障害児のための学童保育でボランティアを始めたことをきっかけに、 障害福祉サービスに関するサポート業務をおこなうことが自分のライフワークとなる。

山形大学人文学部を卒業後、介護保険対応総合システムのサポートを経て、 2010年9月に行政書士として独立。
放課後等デイサービスは、東京都の他、青森県や岩手県、宮城県、福島県、栃木県、群馬県、埼玉県、千葉県、茨城県、神奈川県、静岡県、愛知県、長野県、三重県、岐阜県、滋賀県、京都府、大阪府、兵庫県、和歌山県、沖縄県などからも依頼をうけ、開設や運営のコンサルティングや申請代理業務を手掛けている。また開業後、リコージャパン株式会社、公益社団法人かながわ福祉サービス振興会、パナソニックエイジフリーケアセンター香里園、ＮＤソフトウェア株式会社、新興サービス株式会社、多摩信用金庫、株式会社細田工務店、株式会社エス・エム・エス、株式会社いきいきらいふ、連合福井、杉並区地域包括支援センターケア24西荻、府中市地域包括支援センター安立園など上場企業や地域包括支援センター主催のセミナーで講師として活動するなど幅広い活動をおこなっている行政書士である。

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小澤信朗先生のご紹介

1977年東京生まれ。東京都中野区で活動する行政書士。
山形大学人文学部４年の時に、知的障害児のための学童保育でボランティアを始めたことをきっかけに、 障害福祉サービスに関するサポート業務をおこなうことが自分のライフワークとなる。

山形大学人文学部を卒業後、介護保険対応総合システムのサポートを経て、 2010年9月に行政書士として独立。
放課後等デイサービスは、東京都の他、青森県や岩手県、宮城県、福島県、栃木県、群馬県、埼玉県、千葉県、茨城県、神奈川県、静岡県、愛知県、長野県、三重県、岐阜県、滋賀県、京都府、大阪府、兵庫県、和歌山県、沖縄県などからも依頼をうけ、開設や運営のコンサルティングや申請代理業務を手掛けている。また開業後、リコージャパン株式会社、公益社団法人かながわ福祉サービス振興会、パナソニックエイジフリーケアセンター香里園、ＮＤソフトウェア株式会社、新興サービス株式会社、多摩信用金庫、株式会社細田工務店、株式会社エス・エム・エス、株式会社いきいきらいふ、連合福井、杉並区地域包括支援センターケア24西荻、府中市地域包括支援センター安立園など上場企業や地域包括支援センター主催のセミナーで講師として活動するなど幅広い活動をおこなっている行政書士である。

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