【後編】プロが思う「こんなシステムがあればいいのに」がHUGにはギュッと詰まっています【株式会社MIZUKAWA様】

HUGのおかげで対応が迅速になり、保護者の方からの信頼も厚くいただいています

イ）HUGを導入したいと思っていただいたポイントは何ですか？

水谷様（以下：水谷）これまで児発管をやってきて１番ネックだったのが、とにかく事務作業が多くて家に仕事を持ち帰るのは当たり前だし、常に書類に追われている状態だったことです。子ども達を見ていないと個別支援計画書は書けないのに、忙しすぎて見る時間がない、という本末転倒な状態でした。

でもHUGを利用することで、これまでと比較にならないくらい事務作業がギュッとコンパクトになったのを実感しています。
これまで使っていたフォーマットは自分で作成したものでしたが、HUGで管理するようになってからは記入漏れもないし、振り返りもしやすいし、情報が整理されて本当にスッキリしました。私的には、研修を受けたばかりの児発管ほど、HUGを利用するといいと思っています。

イ）実際に使用していただき日常の業務に変化はありましたか？

水谷）この仕事は保護者のニーズに素早く対応しなければいけないのですが、HUGならどこにいてもスマホで見られるし、保護者の方からの要望や相談にもすぐに返信して対応できるし、非常に画期的なシステムです。他のシステムもいろいろ使いましたが、請求に関しても１番現場とのズレが少ないのはHUGだと思います。

紙ベースや事業所独自の方法で管理していると、何よりもまず現場でないと情報が見られません。だから休日に保護者の方から連絡があっても、「今日はお休みなので分からないんです、すみません。」とお伝えしていました。
でも今はいつでもどこでもスマホで確認ができて、変更作業やスタッフとの情報共有もすぐにできるので、保護者の方に感謝されることが増えました。システム上できちんと変更してあるのを、保護者の方もスマホから確認できるので安心みたいです。

イ）業務の効率化だけでなく、利用者の方にも喜んでいただけるのは大きなメリットですね。

水谷）はい、実際に使う前からHUGの機能に期待はしていましたが、いざ使うと「ああ、もうHUGなしのところでは働けないな。」というのが正直な気持ちです(笑)。本当に全然違います。

みんながHUGを見てくれるので、周知の手間が省けて見落としも少ないのが画期的

イ）HUGのシステムについて他のスタッフの反応はいかがですか？

水谷）積極的に使っていて、スタッフ同士の情報共有に役立っています。
送迎のシフトを組んだり変更したりしたときも、スタッフや保護者の方などみんなの目で見てくれているので安心感があります。私も人間なので間違えてしまうこともありますしね、「この日は僕お休みなのに送迎が入っていますよ。」とか(笑)。

また、送迎中のスタッフは運転中で連絡が取れませんが、遅れているときや何かあったときも画面上で共有できるので、スタッフに任せっぱなしにするのではなく、一緒に把握・管理できる安心感もあります。
これまでは、私が全てを把握しなければいけない、紙ベースで作らなければいけない、記録を整理しなければいけない、とプレッシャーがかかっていましたが、今はみんなが見て意識してくれていて、「モニタリングが今日までですよ。」とか声を掛けてくれるのもありがたいです。

やはりHUGの中身を知れば決して値段は高いとは思いませんし、２店舗目なんかも「そんな金額で良いのですか？」という印象です。値上げされると困るので、そのままであって欲しいですが(笑)。

イ）スタッフ同士のコミュニケーションがスムーズに取れると、業務の質も上がりますね。

水谷）そうですね。先日私の友人が放課後等デイサービスを立ち上げたので、さっそくHUGをおすすめしました。絶対良いよ、って。

まず１つ目のおすすめポイントは、情報共有が出来ること。同じものを同じタイミングで見られるので、すぐに支援に生かせるのがメリットですよね。LINEなどを使って情報共有していたこともありましたが、次から次へと上がってくるので必要な情報が埋もれていってしまうんですよね。でもHUGは見たい情報を素早く見られるし、写真をUPしてくれるので現場にいてもいなくても状況が分かります。

２つ目のポイントは、最初の設定さえ間違えなければ、請求業務がすごく楽になること。ウチが２店舗運営しているので実際には長時間の作業になるはずが、HUGがあるとそれこそ１時間くらいあれば出来ちゃいます。

水谷）同じシステムだけど、全部同じように使わなくてもいいですしね。システムを見られる権限も選べるし、パートさんでもいろいろな役割の人がいるし、その施設に合ったやり方で設定してHUGを活用すればいいと思います。

子ども達の未来を見据えて今「グロース水川」にできる事を模索しています

イ）２店舗目をオープンしたグロース水川ですが、今後はどのような展望をお持ちですか？

水谷）就労系の施設として３店舗目をオープンしたいと考えています。
ここを卒業した子どもたちが働けるような場所を作りたいというのが発端で、犬が好きなので資格を取ってグロース水川で働きたいと言ってくれる子がいるんです。ただありきたりに働くのではなく、ペットと触れ合えて、やりがいのあるペットに関連する仕事、そういった場所が提供できたらいいな、と思っています。私は知識がないので勉強中ですが、児発管はそうした経験もあるので構想があるみたいです。
卒業していった子ども達が、いずれウチの施設で働けるような、先を見据えたイメージですね。

イ）次は大人を対象とした施設なのですね。

水谷）せっかくここまで成長してきたこの子たちが、社会にすんなりと受け入れられるかと考えると、いきなりは難しいのではないかという懸念はありますよね。慣れた空間では出来ていても、また戻ってきたり引きこもってしまったりする子も多いのが現状ですし。
今後は地元の活性化も兼ねて、他の人たちともタッグを組んでそういったことを考えていきたいと思っています。

イ）最後に、他の事業者様に一言メッセージをお願いします。

水谷）ウチはHUGのシステムがなければ、ここまでスムーズにやれなかったと思います。こと請求業務に関して言えば、何度HUGさんのコールセンターに電話して教えてもらったか分かりません。
サポートがすごく手厚いところも他とは違う魅力で、良い話しやすさ、素早い対応、情報のズレのなさにはいつも感心させられっぱなしです。それぞれの自治体や、県と市で全く情報が違っている場合でも、HUGさんはちゃんと把握していて、丁寧に教えてくれます。

HUGは、経験豊富な児発管でも頼りにしているくらい優秀で、「素人でもHUGをみれば分かる」レベルのシステムになっているので、これから開所する事業所は特に活用することをおススメします。

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