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【中編】HUGシステムの利点を生かせば、最強の営業ツールにもなります【ワイド・リンク株式会社様】

2021/03/25

放課後等デイサービス事業者様インタビュー

【中編】HUGシステムの利点を生かせば、最強の営業ツールにもなります【ワイド・リンク株式会社様】

東京都八王子市にて放課後等デイサービスを運営されているワイド・リンク株式会社様にお話を伺いました。代表者である廣澤様と管理者の北村様に、施設名に込められた想いや立ち上げにいたるまでの経緯、そして運営していく中で生まれた今後の展望について、じっくりとお聞かせいただきました。

ワイド・リンク株式会社様HP(遊&学Stories)

>>【前編】自らの経験と地域を繋ぐことで放課後等デイサービスに出会いました【ワイド・リンク株式会社様】

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最適な支援を行うために必須なのは地域との連携

イ)普段の活動の中で、どのようなことを大切にしていますか?

北村)ウチでは支援の質を高めるために、管理者と指導員で役割分担をしているんです。
その上で、スタッフには「子ども達から『一緒に遊びたい!』と言われる指導員を目指してください」とお伝えしています。

管理者としては専門的な部分や地域との連携を中心に活動することが多いですね。
アセスメントを取る際には、必ずWISCなどの結果を持ってきてもらい、その子の特性に合わせたアプローチや関わり方を指導しています。

例えば、10人のお子さんと遊んでいても、指導員は1人ひとりを見て相手をしなければなりません。発達障害のお子さんの中には『知的障害』の子もいれば『アスペルガー症候群』の子もいますよね。そうした特性の違う子ども達に対して、同じ支援をするのはナンセンスじゃないですか。その子に合わせた話しかけや、理解の仕方を指導員に教えています。

イ)確かに子ども達にはそれぞれの個性がありますもんね。

北村)あとは地域と関わり、ソーシャルワークとしての活動を行っています。自治体や関係機関を知り、上手に連携していくことも大切な社会福祉事業の一環です。

また、学校や医療機関ともうまく連携を図ることで、学校の先生から「どうしたらいいかな?」と相談いただくこともありますし、医師と提携してお薬の調整などを行うこともあります。

そうした専門性の高さと地域と連携しながら支援を行う方法を保護者の方に評価していただき、「キャンセル待ちでもいいから通いたい」と言ってくださる方が増えています。

イ)学校から信頼を得ることも、医師との連携も、実現するのはなかなか簡単ではないですし、すごいことだと思います。

北村)ありがたい話ですよね。

廣澤)当クラブがサービスの枠組みを決めていくのではなく、通う子ども達の姿をみてサービス内容を創っていきたいと思っているんです。
私たちが1週間に2~3回、たった2~3時間程度接しただけで、その子のことが十分にわかるわけではなく、もっともっとその子の背景を知る必要があるし、そのための努力をしなくてはいけないと考えています。
だからなるべく先生と会ったり、ご家族と関係を強めたりするために、北村には動いてもらっています。

利用者様には楽しさを、保護者の方には安心感を伝えたい

イ)HUGを拝見すると、ひな祭りや節分といった季節のイベントに力を入れているような印象を受けましたが、どのようなことを意識して行っていますか?

廣澤)やはり日本の行事は押さえておきたいな、と思うので、季節感を持った活動を行うようにしていますね。その上で、活動イベントが楽しく魅力的に見えるように工夫を凝らしながらHUG上でお知らせするようにしています。
具体的に言うと、シンプルに「今日は工作をしました」という報告だけではなく、「みんなで鬼のお面を作って家でも遊ぼう!」と提案を入れたり、「ペットボトルボウリング大会」による施設内でのチャンピオン決定戦「遊&学カップ」を開催したり、などです。

何より、しっかりとした内容の活動を行っていることが分かれば、保護者の方の満足度も高まります。逆の立場で考えたときに、自分の子どもが行きたいなって思ってくれて、自分も行かせたいなって思えることが大事なので。

HUGを上手く利用すればそれをちゃんと伝えることができますし、子ども達が喜びそうな活動だと感じてもらえれば積極的に参加してくれます。これまでも「いつも土曜日は利用していないけど、土曜日も来ていいですか?」とか「このイベントが空いていたら参加したいです」と言ってくれる利用者や保護者の方がたくさんいました。
そう思うと、HUGは営業ツールとしても非常に使い勝手が良いですね。

イ)そこまで使いこなしてくださっているのですね!ありがとうございます。

廣澤)あとはイベント内容を変更したときも、すぐにお知らせできるので便利です。
「本当は鬼のお面を作る予定でしたが、みんなが晴れているから公園に行きたい!と要望があったので、運動不足解消もかねて急きょ公園での活動に変更しました。」と保護者の方に説明するのも、HUG上なら手間もかからずスピーディーに出来ちゃいます。
紙面でのお知らせだとどうしても伝わるのが遅くなってしまい、お迎えの際に「あれ?今日はお面を作っているはずなのに、何で持って帰ってきてないのかな?」と心配させてしまってはいけないので。

イ)確かに、急な変更で伝わっていないと「あれ?」ってなっちゃいますね(笑)。

廣澤)そうそう(笑)意外と予定どおりにはいかないことも多いですよね。
保護者の方からすると、施設での様子って1から10まで分かるわけではありませんが、なるべくそれを伝えるように、安心感を持ってもらえるようにすることが大事だと思っています。

イ)そうした心配りを持って取り組まれているのが本当に素晴らしいですし、会社名と療育の内容がすごくリンクしているように感じます。

廣澤)でも、そうやって保護者の方と情報を共有できるのも、HUGがあってこそ、ですよ。
ウチでは来月の予定を20日までに出してもらっているのですが、次月の予定が確定したら、空いているところは次のキャンセル待ちの人に開放しているんです。そうするとHUGを見た保護者の方が「この日空いているなら行きますね」と声を掛けてくれます。

そうやって情報をタイムリーに共有することは、利用者様にとっても、事業所にとっても非常にありがたいことです。
HUGを導入していなかったら、こんなにスムーズに対応できていなかったと思います。

北村)あと、保護者の方と連絡を取り合える機能が本当に貴重でして。
お母さん達がそこに「実はこういう事があったのですが、子どもとどのように接したらいいですかね?」といった相談を書きこんでくれることが結構あるんです。
もちろんお母さんに対してメッセージを返すのですが、従業員もそれを読むことで「こういう時はこうやって考えるのか」「このように接すると良いのか」ということが分かり、知識の習得にもなっていると思います。

イ)過去のやり取りの履歴なども残りますので、生きた教材になりそうですね。

北村)そうですね。勉強のためにもなるべくHUGを見てもらうようにしています。

【中編】HUGシステムの利点を生かせば、最強の営業ツールにもなります【ワイド・リンク株式会社様】

システムに求めていたのは使い勝手の良い機能性と共有性

イ)最初にHUGへ問い合わせようと思ったきっかけには、どのような経緯がありましたか?

廣澤)もともと放デイを開所するためにネットでいろいろと調べていたので、HUGのことは知っていました。
コンサルの方からもHUGを教えてもらったのですが、その時にはすでに自ら調べ尽くしていたので。自分の認識が間違っていないと分かった段階で「じゃあHUGさんにしよう」と決めました。

それにもともと“はぐめいと”の記事もよく読んでいましたよ。それこそ、ウチの施設が開所した時期ぐらいから“はぐめいと”の記事をよく見かけるようになってきた気がします。私のアンテナがそうなってきたのかもしれませんが(笑)。

イ)まさに、ちょうどその時期から「役立つ情報を増やそう」ということになり、新しい記事をアップする頻度が増しています。

廣澤)ですよね。私が初めに“はぐめいと”を読むようになったのは、「学習塾と放課後等デイサービスを併設している施設はないかな?」と調べていたときに “はぐめいと”内にある埼玉で施設を運営する方のインタビュー記事を見つけたのがきっかけです。
そのインタビューを読みながら「やっぱり運営するなら、こんな風に全てを管理できるシステムがないと難しいな」と思って。

一方では他社のシステムも検討していました。そちらは機能やコスト的にも魅力的だと思っていましたが、ただ保護者との連携を図るための機能が欠けていたのです。私自身が利用者様や保護者の方について、どういう人で、どういう背景があって、というのを出来るかぎり知りたかったので、コミュニケーション手段を重要視していて。

代替ツールとしてラインを利用することも考えたのですが、結果的には全てをワンストップサービスで提供しているHUGさんに決めました。さらには勤怠管理もできるし、シフトも組めるし、請求業務にも繋がっているし、売上予測も出るし、「なんだこりゃ!!」と思って(笑)。すごいシステムだな、と。

イ)適切な支援を行う上でコミュニケーションは重要ですね。

廣澤)それに、HUGは保護者の方と連携することで、おのずと従業員との共有も図れています。
1日が終わってその子の様子をサービス提供記録に書けば、保護者の方だけでなく従業員もどういう事があったのか分かるじゃないですか。わざわざミーティングをしなくても共有できる機能にとても助けられています。

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